روش پیاده سازی استاندارد مدیریت انرژی در سازمان ها

در این قسمت روش پیاده سازی و اقدامات مربوط به طرحریزی سیستم مدیریت انرژی بر مبنای استاندارد ایزو 5001  شرح داده شده است .

شرکت ها از مطالب این قسمت کتاب می توانند برای تهیه شرح خدمات  مشاور استاندارد ISO 50001 و یا فاز بندی و تهیه برنامه زمانبندی پیاده سازی استاندارد ISO 50001 استفاده کنند.

مراحل پیاده سازی استاندارد مدیریت انرژی در سازمان ها :

اولین گام در پیاده سازی یک سامانه مدیریت انرژی تصمیم مدیریت ارشد و پایبندی وی به پیاده سازی این استانداردها می باشد، به این منظور مدیریت ضمن اعلام تصمیم خود به پیاده سازی این استانداردها و تدوین یک خط مشی، باید منایع لازم را برای برای اجرای این سامانه تامین کرده و بودجه کافی را برای آن تخصیص دهد، همچنین باید ساختار سازمانی لازم را برای آن طرح ریزی و اجرا نماید این کار از طریق ایجاد کمیته های راهبری و فنی انجام می گیرد. مدیریت باید بر طرح ریزی سامانه و اجرای آن نظارت داشته و عملکرد و نتایج بدست آمده را کنترل نماید و عکس العمل مناسب را نشان دهد.

اعتقاد و نظارت مدیریت شرط لازم برای پیاده سازی موفق استانداردهای مدیریتی می باشد، اگر مدیری تنها به دلیل اخذ گواهینامه اقدام به پیاده سازی این استانداردها نماید به احتمال زیاد به نتایج مطلوبی نخواهد رسید و این استانداردها به وی کمکی نخواهد کرد.

بهترین راه برای پیاده سازی موفق استانداردهای مدیریتی استفاده از یک مشاور کار آزموده می باشد. مشاور مسئولیت طراحی سامانه و نظارت بر اجرای آن را تا حصول نتیجه به عهده دارد، تجربه نشان داده اکثر سازمان هایی که راسا” و بدون کمک مشاور اقدام به پیاده سازی استانداردها می کنند در پیاده سازی و اخذ گواهینامه شکست می خورند و یا سیستم طرح ریزی شده دارای اثربخشی نمی باشد.

البته شرکت ها در انتخاب مشاور باید دقت زیادی نموده و از مشاوران با تجربه و تایید صلاحیت شده استفاده نمایند همانطور که یک شخص حاضر نیست زیر تیغ یک جراح بی تجربه برود سازمان ها نیز نباید امور طرح ریزی سیستم مدیریت خود را به افرادی که فاقد تجربه هستند چه درون سازمانی و چه برون سازمانی بسپارند.

 پس از انتخاب مشاور مدیریت باید ضمن اعلام پایبندی به پیاده سازی سامانه مدیریت انرژی اقدامات ذیل را انجام دهند:

تعریف محدوده طرح :

دامنه اجرای پروژه باید توسط مدیریت ارشد مشخص گردد، در انتخاب دامنه با توجه به جنبه بارز مصرف انرژی در سازمان، فرصت ها و محدودیت های فنی ، مسائل و توان اقتصادی، بودجه درنظر گرفته شده، اولویت های قانونی و مقررات، نظرات ذینفعان و… مشخص می گردد.

دامنه سامانه مدیریت انرژی باید به طور دقیق مستند شده و شامل مرزهای سیستم باشد و به اطلاع تمام افراد درگیر در اجرا برسد.

در شرکت های بزرگ مانند ایران خودرو یا سایپا، صنایع ملی مس، ذوب آهن، شرکت های پروژه محور، یا شرکت هایی که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند توصیه می شود پروژه به تعدادی زیر پروژه تقسیم شده و برای هر زیر پروژه جداگانه مرز سیستم مشخص شده و اقدامات مطابق فازهای اجرایی ذیل انجام شود، تجربه پیاده سازی استاندارد در سازمانهای بزرگ ثابت کرده این شیوه پیاده سازی استاندارد به مراتب اثربخش و کاراتر می باشد چون:

1-     اهداف به طور دقیق تری قابل تعریف است.

2-     برنامه ریزی ساده تر و دقیقتر انجام می شود.

3-     امکان کنترل بیشتری ایجاد می کند.

4-     مسئولیت ها را به طور شفاف تری مشخص می کند.

5-     امکان شناسایی و ردیابی سریعتر مشکلات و موانع اجرایی و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را پدید می آورد.

6-     باعث مشارکت بیشتر پرسنل می شود.

7-     باعث ایجاد حس رقابت بین واحدهای مختلف می شود.

اما این روش دارای محدودیت هایی هم هست برای مثال امکان استفاده از منابع مشترک و استفاده از تخفیف به علت خریدهای عمده را از بین می برد، گاهی باعث مشکل شدن هماهنگی زیر پروژه ها با هم می شود.

فاز ها (مراحل اجرایی)پیاده سازی استاندارد مدیریت انرژی:

فاز اول : شناخت؛ آموزش و آماده سازی

گام 1- مطالعه، شناخت و ارزیابی وضعیت مربوطه / تعیین ساختار و کمیته های اجرایی و برنامه ریزی فرآیند پیاده سازی سامانه.

گام 2- اجرای آموزشهای مورد نیاز براساس نیازسنجی آموزشی و برنامه اجرایی.

فاز دوم: طرح ریزی

گام 3- تحلیل و ارزیابی سامانه.

گام 4- طرح ریزی سامانه و مستندسازی.

فاز سوم: پیاده سازی

گام 5- پیاده سازی و اجرای سامانه.

فاز چهارم: ارزیابی و اقدام اصلاحی بهبود

گام 6- پایش و اندازه گیری مصارف انرژی

گام 7- انجام ممیزی داخلی و اقدامات اصلاحی.

گام 8- بازنگری مدیریت .

شرح گام های اجرایی  براساس مراحل اجرايي طرح :

فاز  اول: شناخت؛ آموزش و آماده سازی

گام اول: مطالعه، شناخت و ارزیابی وضعیت مدیریت انرژی

اولین اقدام در طراحي و پیاده سازی سامانه مديريت انرژي بايد شامل مطالعه شناخت و ارزيابي وضعيت سيستم مربوطه و انتخاب اعضاي تيم اجرايي و تعيين اصولي است كه در اين فرآيند بايد مد نظر قرارداده شوند. گام مهم ديگري كه در اين مرحله انجام مي شود ، تعريف خط مشي انرژی سازمان است كه درحضور مديران ارشد انجام مي پذيرد خط مشی انرژی می تواند به تنهایی و یا به صورت مشترک با سایر استانداردهای مدیریت Q-HSE تعریف گردد.

مرحله اول شامل موارد زير مي گرددكه با راهنمايي و زير نظر مشاور انجام مي شود:

·         ارزيابي وضعيت فعلي مديريت انرژي در سازمان

·         بررسي و شناخت ساختار و تشكيلات سازمان، شرح وظايف، مسئوليت ها و ارتباط فنی مابین واحدها

·         بررسي  و مطالعه كليه فعاليت ها و فرآيندهاي جاري سازمان مرتبط با دامنه سامانه مدیریت انرژی

·         تدوين چك ليست هاي انرژي با توجه به تجهيزات موجود در سازمان و نظارت برتكميل آنها

·         جمع بندي، پردازش و ارزيابي وضعيت موجود نسبت به الزامات و نيازمنديهاي سيستم مديريت انرژيISO  50001:2011 تعيين نقاط  قوت، ضعف ،كمبودها و نواقص و تدوين گزارش مربوطه GAP ANALYSIS) ).

·         اخذ آمار مصرف از واحدهاي سازمان و بررسي وضعيت مصارف انرژي طي دوره هاي گذشته تاحال و تجزيه و تحليل نتايج حاصل و محاسبه شاخص SEC.

·         همكاريي و ارائه راهكار در شناسايي و تعيين سطوح مناسب انرژي براساس مصرف و استفاده انرژي.

·         شناخت  امكانات، تجهيزات، سيستم ها، فرآيندها و كاركنان سازمان كه اثر قابل توجهي برمصرف و استفاده انرژي دارند و ديگر موارد موثر براستفاده مناسب انرژي .

·         شناسایی عملكرد كنوني انرژي امكانات، تجهيزات، سيستم ها و فرآيندهاي مرتبط با استفاده مناسب انرژي.

·         برآورد مصرف و استفاده آينده انرژي انجام گردد .

·         انتخاب نماينده مديريت در سامانه مدیریت انرژی .

·         الزامات عمومي  سامانه برای مجموعه تعیین شود.

·         نحوه اطلاع رسانی در مورد سامانه مدیریت انرژی به کارکنان و ذینفعان، مشخص و اهميت پیاده سازی آن اعلام گردد.

·         تعيين روش مستندسازی الزامات استاندارد  ISO 50001:2011با توجه به ویژگی های سازمان و سایر سامانه های مدیریتی مستقر در آن .

·         تشکیل کميته راهبري مديريت انرژي متشكل از نمايندگان بخش هاي اصلي و فرعي مجموعه و تدوين برنامه زمانبندي فرآيند پياده سازي سيستم .

·         تعريف خط مشي انرژي

·         تعيين دامنه و استثناهاي سيستم مديريت انرژي و نهایی کردن آن با توجه به مقدورات سازمان

·         شناسايي و تعيين منابع مورد نياز براي استقرار سيستم  مديريت انرژي

·         تعيين ساختار ، جايگاه ، شرح وظايف و اختيارات كميته مديريت انرژي شامل :

*اجراي بازنگري مديريت

*تشكيل جلسات

*پيگيري و نظارت

*گزارش به مديريت

گام دوم: اجراي آموزشهاي مورد نياز براساس نياز سنجي بعمل آمده درمرحله اول

اصلی ترین رکن یک سازمان کارکنان آن می باشند ، کارکنان کاربران اصلی سامانه های سازمان هستند و تعهد و تخصص آنها نقش تعیین کننده در اثر بخشی و کار آیی سیستم ها و در نتیجه موفق بودن سازمان دارد. به این منظور در سازمان باید صلاحیت های لازم برای هر شغل مشخص و فرآیندی برای انجام آموزش و ارتقا توانمندی پرسنل وجود داشته باشد و بر مبنای این فرآیند نیاز سنجی آموزش انجام سپس آموزش های لازم برای هر شغل یا فرد مشخص، برنامه ریزی و اجرا شده و اثر بخشی آن کنترل گردد . شایان ذکر است آموزش می تواند به صورت کلاسیک، کارآموزی، آموزش های الکترونیک، غیر حضوری از طریق مطالعه متون یا فیلم های آموزشی انجام شود.

آموزش های مورد نیاز با توجه به نوع سازمان و فرآیندهای آن تعیین می گردد اما بطور کلی آموزشهای مورد نیاز برای پیاده سازی سامانه مدیریت انرژی شامل آموزشهای ذیل می باشد:

·         مفاهیم سیستم های مدیریت انرژی و آشنایی با استاندارد  ISO 50001 : این آموزش باید برای تمام سطوح مدیریتی ،کارشناسی و تکنسین فنی برگزار شود.

·         تشریح الزامات و مستند سازی و استاندارد ISO 50001 : این دوره برای کمیته های انرژی ( اعم از فنی و راهبردی ) و مدیران مرتبط برگزار گردیده و شامل کارگاه های اجرائی می باشد.

·         ممیزی انرژی و تعیین خطوط مبنا: این آموزش برای اعضاء کمیته های انرژی برگذار می شود و شامل مباحث عملی و نظری می باشد.

·         روش های کنترل عملیات و بهینه سازی مصرف انرژی: این آموزش برای پرسنل فنی برنامه ریزی و اجرا می شود سطح و موضوعات مورد بررسی در این دوره با توجه به پیچیدگی تجهیزات و فرآیندها در سازمان و میزان مصرف انرژی تعیین می گردد.

·         ممیزی داخلی استاندارد ISO 50001 :  این دوره آموزشی براساس استانداردهای ISO 19011 و الزامات ISO 50001 برای اعضای  کمیته راهبردی و ممیزان داخلی باید برگزار شود. شایان ذکر است علاوه بر کلاس آموزشی بهتر است ممیزان این امور را به صورت کار آموزی نیز زیر نظر یک ممیز با تجربه آموزش ببیند.

البته آموزش های لازم برای پیاده سازی سامانه مدیریت انرژی محدود به موارد فوق نمی شود و لازم است تمام پرسنل در مورد نحوه پیاده سازی سامانه در حیطه فعالیت خود آموزش ببیند و یا به آنها اطلاع رسانی شود، این کار می تواند از طریق اطلاعیه، پوستر آموزشی، صدور دستورالعمل، جلسات، یا از طریق فیلم های آموزشی انجام شود. به هر حال فرهنگ سازی در هر زمینه نقش اساسی در موفقیت بازی می کند و سازمان ها برای دستیابی به اهداف هر سامانه باید ابتدا فرهنگ آن را در سازمان ایجاد کنند در غیر این صورت هر قدر اصرار بر اجرای سامانه باشد با کم شدن نظارت، سیستم از هم پاشیده می شود.

فاز دوم : طرح ریزی سامانه

در این فاز اطلاعات مورد نیاز برای طرح ریزی سیستم و هدف گذاری سامانه مدیریت انرژی جمع آوری و با توجه به اطلاعات بدست آمده هدف گذاری انجام و بر مبنای این هدف گذاری برنامه های اجرایی سیستم مدیریت انرژی به منظور استفاده بهینه از انرژی انجام می شود.

از آنجا که پیاده سازی این برنامه ها نیاز به داشتن ساز و کار و فرآیندهای اجرایی و پشتیبانی کننده دارد این فرآیندها در قالب یک سامانه، شناسایی و طرح ریزی شده و منابع مورد نیاز و نحوه کنترل آنها تعیین و در صورت نیاز مستند می شوند.

نتایج این فاز، طرح ریزی امور با اهدافی به شرح ذیل می باشد:

*فرآهم آمدن امكان آگاهي از وضعيت مصرف انرژي و اقدامات لازم جهت بهبود مستمر فعاليت ها.

*كاهش هزينه هاي انرژي.

*ايجاد اهداف موثر انرژي براي يك مجموعه و يا هريك از واحدهاي آن به طور مجزا .                                      

*بررسی نیازهای مربوط به سرمایه گذاری و تعیین الویتها

*استقرار روش های اندازه گیری و ارائه گزارش با نصب دستگاههای کنترل کننده ثبات.

*برقراری روشهایی ارائه گزارش روزانه (جداول پیگیری انرژی ) برای مدیران.

*ترویج آگاه سازی و حضور مستمر کارکنان در برنامه ها.

*زمینه سازی برای ارزیابی و بررسی دوره ای در سرتاسر برنامه مدیریت انرژی.

گام سوم: تحلیل و ارزیابی سامانه (انجام بازنگری انرژی)

بازنگری انرژی مطابق تعریف ارائه شده در استاندارد ایزو  50001 عبارت است از: تعیین عملکرد انرژی سازمان بر اساس داده ها و سایر اطلاعاتی که منجر به شناسائی فرصت بهبود می شوند.

هدف بازنگری انرژی، شناسایی و ارزیابی ویژگی های سامانه انرژی و الگوی مصرف انرژی در سازمان است ، این شناسایی را می توان از راه مطالعه نقشه های معماری، تاسیسات، کاتالوگ ها و مشخصات تجهیزات مورد استفاده، بررسی قبوض آب ، برق و گاز، گفتگو با صاحب نظران و مصرف کنندگان ، یا انجام اندازه گیری به دست آورد.

برای بازنگری انرژی در ابتدا سازمان باید کلیه حامل های انرژی مورد استفاده خود در دامنه کاربرد سیستم مدیریت انرژی را شناسایی نماید سپس  باید روشهایی را برای سنجش مقدار مصرف این حامل ها تعیین کند. که به این موضوع ممیزی انرژی نیز گفته می شود.

روشهای بکار رفته برای بازنگری انرژی می تواند شامل  :

1-     اندازه گیری مستقیم مقدار مصرف از طریق تجهیزات اندازه گیری .

2-     بررسی قبوض و هزینه های انجام شده طی دوره های مختلف.

3-     استفاده از نرم افزارهای شبیه ساز مصرف انرژی.

4-     استفاده همزمان از روشهای فوق الذکر باشد.

به طور کلی برای ارزیابی انرژی مصرفی از جدول ذیل استفاده می شود

در مرحله بعدی سازمان باید معیاری برای محاسبه مصرف انرژی تعیین کند، این معیار باید با توجه به  فعالیت سازمان یا نوع صنعتی باشد که استاندارد در آن پیاده سازی می شود. به این منظور بهترین روش مراجعه به تارنمای سازمانهای تعیین کننده الگوی مصرف بوده که برای صنایع مختلف الگوها و استانداردهای مصرف را تعیین و معرفی می کنند.

برای مثال در یک کارخانه ریخته گری چدن ، مقدار مصرف حامل انرژی به ازاء تولید یک تن چدن می تواند یک مبنای مناسب بوده و یا در زمستان مقدار مصرف گاز برای گرم کردن 10 متر مربع فضای اداری به عنوان شاخص انتخاب شود.

اگر در یک سازمان از چند حامل انرژی برای تولید استفاده می شود بهتر است با توجه به مصرف هر حامل در یک فرآیند، مصرف به ازاء محصول تولیدی همان فرآیند سنجیده شود . چنانچه انجام این کار مقدور نباشد می باید تمام حامل ها به یک واحد مثلا ریال یا مقدار انرژی تبدیل و مصرف آن به ازاء واحد محصول سنجیده شود.

بعد از آن سازمان باید مصرف انرژی خود را در زمان حال و دوره های زمانی گذشته، اندازه گیری و بررسی نماید. توصیه می شود بررسی میزان مصرف برای فصول مختلف و برای سه سال انجام شود.

در این مرحله استفاده از فنون آماری مانند انواع نمودارهای ستونی ، دایره ای ، رادار و یا روشهای تحلیلی مانند روشهای پیش بینی و رگرسیون می تواند رهگشا باشد.

در گام بعدی فرآیندهای سازمان شناسائی شده و جنبه مصرف بارز انرژی برای آن واحد شناسائی می گردد.

برای مثال در یک شرکت تولیدی در نواحی گرمسیری در دفاتر اداری مصرف بارز انرژی برق برای سیستم سرمایشی با استفاده از کولر اسپیلت و پس از آن برای روشنائی و در آخرین مرحله برای ماشین های اداری مانند کامپیوترها و پرینترها می باشد با استفاده از نمودار علت و معلول( استخوان ماهی ) می توان برای هر حامل انرژی موارد مصرف را تعیین کرد. برای طبقه بندی مصرف و شناسایی اقلام پر مصرف استفاده از ابزارهایی مانند نمودار پاراتو در این مرحله می تواند بسیار ثمر بخش باشد.

شایان ذکر است کمیته انرژی باید متغیرهائی که بر مصرف انرژی تاثیر می گذارند را مانند درجه حرارت محیط بیرون ، میزان ارباب رجوع و … شناسائی نماید و در تحلیل آن را اثر دهد.

سپس کمیته انرژی اقدام به تعیین عملکرد فعلی انرژی برای تجهیزات و فرآیندهای سیستم با توجه به حامل انرژی بارز آن فرآیند و یا سیستم می نماید. همانطور که گفته شد به منظور امکان استانداردسازی امور، تعیین معیار مقدار مصرف، باید با توجه به واحد مشخصی از محصول انجام پذیرد.

سپس کمیته باید با توجه به اطلاعات گذشته و حال ، مقدار مصرف انرژی را در آینده به ازاء خدمات و محصولات سازمان تخمین بزند این کار از طریق روشهای پیش بینی مانند روشهای ریاضی مثل رگرسیون و یا فنون غیر ریاضی مانند طوفان ذهنی قابل انجام است.

استفاده از الگوی مناسب در پیش بینی ، نقش بسیار مهمی در تحلیل دارد. پیشنهاد می شود که از روشهای تحلیل حساسیت و ضریب همبستگی برای تحلیل و تعیین میزان رواداری پیش بینی استفاده گردد.

استفاده از مدل های ریاضی بدون تحلیل رواداری می تواند باعث خطاهای بزرگی در طرح ریزی سیستم شود برای مثال در یکی از شرکتهای تولیدی بدون توجه به رواداری اقدام به پیش بینی روند مصرف آینده با توجه به مدل رگرسیون خطی شده بود حال اینکه  مقدار تولید و مصرف انرژی رابطه غیر خطی داشت.

خوشبختانه با توجه به انجام آنالیز حساسیت خیلی سریع موفق به شناسائی مشکل و استفاده از الگوی مناسب برای پیش بینی شدیم.

به طور کلی اقداماتی که در این گام انجام می شود را می توان به شرح ذیل خلاصه کرد:

·         شناسايي داده هاي مورد نياز با توجه به شناخت بدست آمده از گام اول.

·         طرح ریزی و ارائه فرمت براي جمع آوري و تحليل داده هاي انرژي شامل :

 *شناسايي روشي مناسب جهت جمع آوري و ثبت داده ها.

 *تهيه ليستي از تجهيزات پرمصرف.

 *رسم نمودار مرجع انرژي.

·         استخراج خط مبناي انرژي با استفاده از داده هاي جمع آوري شده توسط كميته انرژي سازمان.

·         تعريف و محاسبه شاخص مصرف انرژي (Performance Indicators ).

·         مقايسه شاخص هاي مصرف با خط مبناي انرژي و مقايسه عملكرد انرژي دريك دوره زماني با خط مبنا.

·         شناسايي و اولويت بندي فرصت هاي بهبود عملكرد انرژي از جمله استفاده از منابع انرژي جايگزين و يا انرژي هاي تجديدپذير، درصورت امكان.

گام چهارم: طرح ريزي سيستم و مستندسازي

با توجه به نتایج بدست آمده از گام های قبلی، الزامات و فرآیند ها طرح ریزی شده و مستند می گردند در این گام اقدامات ذیل انجام می شود:

·         تعيين جايگاه سازماني مديريت انرژي در شركت و تعريف روال هاي گردش كار در بخش انرژي.

·         تشكيل تيم هاي كارشناسي انرژي (کمیته های اجرایی).

·         طرح ريزي سيستم مطابق با فرآيند هاي شناسايي شده سازمان و الزامات استاندارد.

·         بازنگري و تدوين مستندات مورد نياز شامل روشهاي اجرايي، دستورالعمل ها و ساير مدارك مرتبط و مورد نياز سازمان به منظور حصول اطمينان از طرح ريزي ، اجرا و كنترل موثر فرآيندها.

·         بررسي وضعيت سازمان در ماتريس انرژي و طرح ريزي جهت ارتقاء سطح شركت در این ماتريس و یا استانداردهای صنعت.

·         تدوین و ابلاغ اهداف کلان، خرد، استراتژي ها و برنامه های مدیریت انرژی سازمان با توجه به كاركردها، سطوح، فرآيندها و امكانات .

·         تعيين منابع، بودجه و تجهيزات مورد نياز و طراحي جهت دستيابي به اهداف کلان و خرد.

·         تعيين چارچوب زماني جهت دستيابي به اهداف کلان و خرد.

·         تدوين مستندات مورد نیاز سیستمی، برنامه انرژي ، اهداف، برنامه ها و طرح هاي عملي شامل :

*تعيين مسئوليت ها ، اختيارات و ارتباط كاري كاركنان و انتخاب نماينده مديريت و ديگر مديران و سرپرستان در چارت سازماني.

*مشخص نمودن منابع لازم و بازه زماني مورد نظر براي تحقق اهداف و برنامه ها.

*تعيين روش مورد نظر براي تصديق بهبود عملكرد انرژي.

*تعريف راه كارهاي مورد نياز براي مستند نمودن اين برنامه اجرايي و همچنين بروز نمودن و بازنگري آن در دوره هاي زماني مناسب.

*بازنگري و تدوين مستندات مورد نياز شامل خط مشي ، اهداف براساس سيستم، نظام نامه مديريت و ساير مدارك مرتبط و مورد نياز سازمان به منظور حصول اطمينان از طرح ريزي ، اجرا و كنترل موثر فرآيندها.

*تدوین روش هاي اجرايي شامل: كنترل مستندات ،كنترل سوابق ، مميزي داخلي ، اقدام اصلاحي و پيشگيرانه ، بازنگري مديريت ، آموزش، كنترل تجهيزات پايش و اندازه گيري ، نگهداري و تعميرات ، خريد و ارزيابي تامين كنندگان ، ارتباط ،انبارش و غیره.

*تعيين و شناسايي سوابق مورد نياز براي اثبات انطباق فرآيندها ، محصولات /خدمات سيستم مديريت انرژي با الزامات و نيازمندي هاي استاندارد.

*آناليز ريسك و شناسايي جنبه هاي انرژي، تعيين جنبه هاي بارز انرژي و شناسايي مواردي كه تغييرات زيادي در مصرف اترژي دردوره هاي گذشته تا به حال داشته اند.

* تدوين طرح هاي كنترل و پايش انرژي.

* تدوين شاخصهاي پايش مصرف انرژي و شاخص هاي عملكرد انرژي و خطوط مبنا.

*تدوين ، كاربرگهاي اترژي و نظارت برتكميل آنها و مطابقت آنها با طرح هاي كنترلي.

·         تخمین ميزان مصرف مورد انتظار انرژي در يك دوره و مقايسه با خطوط مبنا.

·         بررسي وضعيت سازمان در ماتريس مديريت انرژي و طرح ريزي جهت ارتقاء.

·         شناسایی و تفسير مقررات، الزامات قانوني مرتبط با سيستم مديريت انرژي.

·         تعیین و مستند سازی وضعيت كنوني مصرف انرژي درسازمان (منحني مصرف انرژي )(Energy profile )

ازآنجا كه وضعيت فعلي مصرف انرژي در مجموعه و متدولوژي و معيارهاي بكاررفته براي استخراج اين وضعيت بايد ايجاد، نگهداري و مستند شوند، تيم اجرايي شركت با همكاري و نظارت مشاور  باید اقدام به انجام موارد ذيل نماید :

*تعيين منابع كنوني و بالقوه انرژي

*سنجش مصرف گذشته و كنوني انرژي

 *تخمين مصرف آينده انرژي

تیم اجرایی براساس تحليل هاي بند قبل، بخش هاي پر مصرف انرژي را به شرح ذیل تعیین و مستند می نماید:

·         تعيين تاسيسات، تجهيزات، سيستم ها، فرآيندهايي كه تاثير بسزايي در مصرف انرژي دارند و كاركناني كه با اين بخش ها سروكاردارند

·         تعيين ساير متغيرهاي تاثيرگذار در مصرف انرژي.

·         استفاده از ماتريس مديريت انرژي جهت تعيين وضعيت موجود انرژي.

·         تعيين معيارهاي کلی استاندارد تعريف شده براي مصارف انرژي ( خط مبناي انرژي ) (Energy Baseline)

فاز سوم:  پیاده سازی

گام پنجم : پیاده سازی و اجرا ی سیستم

در این گام منابع لازم تهیه و سامانه طرح ریزی شده مدیریت انرژی پیاده سازی می شود سازمان در این مرحله اقدامات ذیل را انجام می دهد:

·         الویت بندی و تعیین روشهای پیاده سازی و اجرای سیستمهای طرح ریزی شده.

·         اجرا و نظارت مستمر بر عملیات پیاده سازی و عملکرد کارکنان واحدها در دوران اجرا.

·         دریافت بازخوردهای اجرا از کمیته ها یا نمایندگان واحدها و بازنگری سیستم در طراحی ، مستندات و رفع اشکالات احتمالی.

·         ارزیابی صلاحیت کارکنانی که کارهای مرتبط با سامانه مدیریت انرژی را انجام می دهند.

·         حصول اطمینان از آگاهی کارکنان نسبت به سامانه مدیریت انرژی و اهمیت آن و جلب مشارکت آنها.

·         تعریف مشخصه های خرید جهت تامین نیازمندیهای سامانه انرژی.

·         تلفیق ملاحظات انرژی در خرید تجهیزات.

·         مدیریت ملاحظات انرژی در طراحی.

·         اطلاع رسانی داخلی.

·         نظارت بر چگونگی گردش کارها ، روابط بین فرآیندهای سازمان و سوابق ایجاد شده به منظور حصول اطمینان از تطابق با سیستمهای طراحی شده.

·         انجام ممیزی انرژی (توسط شرکت ثالث و یا خود سازمان) و تعیین پروژه های بهبود

·         نظارت بر پایش و اندازه گیری مصارف انرژی.

·         پیگیری جهت کالیبره کردن ابزار پایش و اندازه گیری .

·         اندازه گیری و ممیزی مشخصه های کلیدی و جنبه های بارز انرژی .

·         ارزیابی میزان دستیابی به اهداف خرد و کلان انرژی و برنامه های پیش بینی شده سیستم مدیریت انرژی.

فازچهارم: ارزیابی و اقدام اصلاحی، بهبود

گام ششم: پایش و اندازه گیری مصارف انرژی

این گام خود از دو مرحله تشکیل شده که شامل پایش و اندازه گیری مشخصات مصرف انرژی و انجام ممیزی های فنی است :

·         پایش و اندازه گیری مصارف انرژی

*تعیین مشخصات کلیدی عملکرد سامانه مدیریت انرژی.

*تهیه طرح کنترل برای پایش و اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد سامانه مدیریت انرژی.

*تعیین راهکار اندازه گیری و تحلیل مشخصه های کلیدی

*تامین تجهیزات و منابع لازم برای پایش و اندازه گیری مشخصات کلیدی و اطمینان از کالیبره بودن آنها.

*پایش و اندازه گیری مصارف انرژی.

*بررسی و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله و مقایسه آنها با شاخص ها و اهداف.

*شناسایی مغایرت های بالفعل و بالقوه، فرصت های بهبود و تعریف اقدامات لازم برای آنها.

*انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به منظور حذف عدم انطباق ها و ریشه آنها، همچنین اجرای پروژه های بهبود.

·         انجام ممیزی های فنی (ممیزی انرژی)

ممیزی انرژی یکبار در زمان طرح ریزی سیستم و سپس مطابق زمان بندی بعد از پیاده سازی سامانه انجام می شود. ممیزی انرژی را می توان بوسیله پرسنل سازمان و یا توسط شرکت های ممیزی کننده واجد شرایط  اجرا نمود. ممیزی انرژی شامل اقدامات ذیل می باشد:

*انجام بازدیدهای میدانی برای شناسایی محل های مصرف و هدر رفت انرژی.

*جمع آوری نقشه های معماری و پلان ساختمانها در دامنه سامانه مدیریت انرژی.

*بررسی تاسیسات ، تجهیزات و فرآیندها و تهیه مشخصات فنی تجهیزات در دامنه کاربرد سامانه.

*جمع آوری داده های موجود و استخراج اطلاعات حاصل از بازدید میدانی.

*تهیه چک لیستها و برنامه ریزی اجرای کار.

*انجام ممیزی انرژی و جمع آوری اطلاعات.

*رتبه بندی جنبه های مصرف انرژی و تعیین شاخص های مصرف انرژی.

*ارائه مدل مصرف انرژی در تاسیسات و فرآیندها.

*استخراج جنبه های بارز مصرف انرژی و مبادی هدر رفت.

*اولویت بندی جنبه های پر مصرف جهت بهینه سازی.

*محاسبه بار حرارتی و برودتی مورد نیاز ساختمان.

*استخراج برچسب انرژی ساختمان و تجهیزات.

*برآورد کلی پتانسیل صرفه جویی انرژی در ساختمان و  تجهیزات، مشخص کردن فرصتهای صرفه جویی انرژی با انجام محاسبات اقتصادی و تعیین اولویت بر اساس نرخ بازگشت سرمایه.

*تعیین راهکارهای مناسب جهت بهینه سازی و کاهش مصرف انرژی از لحاظ اقتصادی و عمر مفید ساختمان و تجهیزات.

گام هفتم : انجام ممیزی داخلی و اقدامات اصلاحی (بررسی سیستم)

·         طرح ریزی انجام ممیزی داخلی.

·         تامین منابع لازم برای انجام ممیزی های داخلی.

·         تدوین شرایط و صلاحیت ممیزها

·         انتخاب تیم ممیزی و تهیه چک لیست ها و برنامه ممیزی درمحل.

·         انجام ممیزی داخلی با هدف حصول اطمینان از انطباق سیستم با الزامات و آمادگی سازمان جهت ممیزی شخص ثالث ( Third Party ).

·         رفع عدم انطباق ها و شناسایی فرصت های بهبود و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و تهیه گزارش جهت جلسه بازنگری مدیریت.

  مرحله هشتم : بازنگری مدیریت

بازنگری مدیریت ضامن اثربخشی و کارا ماندن سامانه مدیریت انرژی می باشد که طی آن مدیریت با توجه به اطلاعات رسیده عملکرد سامانه را با اهداف مقایسه نموده و تصمیمات لازم را در جهت رفع عدم انطباق ها و بهبود مستمر اخذ می نماید، این تصمیمات شامل بازنگری خط مشی انرژی ، اهداف کلان و خرد، فرآیندهای سامانه مدیریت انرژی، برنامه ها، فعالیت ها، بودجه و منابع موردنیاز، تجهیزات و فن آوری ها، آموزش ها، استانداردها، روش ها و طرح های پایش، اندازه گیری و کنترل و… می باشد.

نتایج بازنگری مدیریت باید مستند شده و به اجرا درآید، توصیه می شود برای اجرای این تصمیمات یک برنامه زمانبندی تهیه شده  و فعالیت ها و اثربخشی آنها بر اساس آن کنترل شود. مراحل بازنگری مدیریت به شرح ذیل می باشد:

·         تعیین تواتر و تهیه برنامه انجام بازنگری مدیریت.

·         تعیین گزارشات لازم برای انجام بازنگری مدیریت و واحدهای مسئول.

·         جمع آوری گزارش ها و اطلاعات لازم برای بازنگری مدیریت.

·         انجام بازنگری مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات.

·         تعیین اقدامات اصلاحی، پیشگیرانه و پروژه های بهبود.

·         ابلاغ مصوبات به واحدهای مسئول.

·         انجام مصوبات توسط واحدهای مسئول و ارائه بازخورد به مدیریت.

اخذ گواهینامه ISO 50001 و شرکت های گواهی دهنده

سازمان هایی که مایل به اخذ گواهینامه می باشند پس از اینکه حداقل یک بار فعالیت فوق را انجام دادند ، می توانند اقدام به اخذ گواهینامه نمایند.

صدور گواهینامه بر اساس ممیزی انجام شده توسط شرکت های گواهی دهنده Certification body  که به طور خلاصه CB گفته می شود، انجام می گیرد. هر شرکت گواهی دهنده زیر نظر یک نهاد اعتبار دهنده که اداره ناظر بر اجرای استانداردها در یک کشور می باشد کار کرده و گواهینامه تحت اعتبار آن کشور صادر می شود برای مثال شرکت SGS  تحت اعتبار SAS اداره ناظر بر اجرای استانداردهای سویس کار می کند، شرکت های TUV, GLC  , DQS,تحت اعتبار DAR آلمان گواهینامه صادر می کنند، شرکت ASYS تحت اعتبار ENAC کشور اسپانیا اقدام به صدور گواهینامه می کند و یا , BV, BSI , loyds تحت اعتبار UKAS انگلستان گواهینامه صادر می کنند. معمولا علامت نهاد اعتبار دهنده در ذیل گواهینامه و یا در کنار علامت شرکت گواهی دهنده ثبت می شود. شایان ذکر است تمام نهادهای اعتبار دهنده دولتی بوده و نهاد اعتبار دهنده خصوصی وجود ندارد، و هر نهاد اعتبار دهنده حتما“ مربوط به یک کشور می باشد و هر کشور (بجز ایالات متحده آمریکا) تنها یک نهاد اعتبار دهنده دارد شایان ذکر است نهاد اعتبار دهنده قاره ای و منطقه ای وجود ندارد، لیست نهاد های اعتبار دهنده در سایت IAF از زیر مجموعه های سازمان جهانی استاندارد ISO به آدرس www.iaf.nu  آورده شده اگر نام نهاد اعتبار دهنده ای در این لیست نباشد آن نهاد فاقد اعتبار است و در نتیجه گواهینامه های صادره از سوی آن نیز اعتبار ندارد.